El Control de Facturación especializado en el Contact Center es el área que se encarga de revisar qué está sucediendo, qué ha sucedido y qué sucederá con el dinero, ya sea invertido o recibido, en la operación diaria. Por poner un ejemplo, se encarga de validar números en facturas al proveedor de Contact Center (consiguiendo de promedio un 2% a un 3% mensual de ahorro en factura solo por ello, según nuestra experiencia). Pero esto es solamente la punta del iceberg.
Recientemente vimos, con 3 ejemplos en los que hemos participado junto a distintos clientes, cómo el Control de Facturación especializado es clave para maximizar la eficiencia en el Contact Center. Pero hoy vamos a ahondar en esta parcela que tan rápido genera retorno de la inversión dando nuestras 10 claves, enfocadas en esta ocasión en la parte de la empresa cliente.
- Conocer en detalle los acuerdos contractuales firmados con los proveedores y considerar todos los impactos incluidos que puedan afectar a la factura.
- Simular distintos modelos de pago (horas, eventos, minuto productivo, cliente u otros) para determinar el que más se ajusta a las necesidades. Al respecto, aquí escribimos sobre los cuatro modelos retributivos clave en el Contact Center.
- Elaborar RFPs que contemplen el control de todos los KPIs con impacto en factura y con impacto en la calidad del servicio.
- Tener cuantificado y aprobado el coste asociado a la actividad y recursos planificados, con zoom por servicios y proveedores.
- Disponer de un reporting óptimo que posibilite de forma automatizada el cálculo diario de la facturación acumulada y proyecte cierres (devengo).
- Hacer seguimiento diario del coste real de la operación y contrastarlo con el coste planificado para detectar posibles desviaciones.
- Establecer una comunicación continua con los equipos de planificación, conducción y operación para aplicar medidas correctoras ante desviaciones.
- Diversificar el riesgo, estableciendo una competencia sana entre proveedores que permita una mejora continua en la eficiencia.
- Acordar el cierre mensual de factura con los proveedores, evitando arrastrar importes pendientes y asegurando el pago en plazo.
- Asegurar el cumplimiento del presupuesto y contribuir a que el proveedor cumpla sus expectativas de factura, creando así una relación “win-win”.
Siguiendo estos diez consejos seremos capaces de establecer una estrategia completa que nos ayude a hacer de la facturación un elemento vital para mejorar la eficiencia y la calidad de las operaciones de nuestros Contact Center, maximizando así, por último, la experiencia del cliente final.
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